Formulare mit Stift und Papier wie gewohnt handschriftlich ausfüllen. Und dennoch stehen Ihnen die Daten in wenigen Sekunden digital zur Verfügung. Unmöglich? Nicht mit penSolution!

Die Datenerfassung mit der digitalen Stifttechnologie ist denkbar einfach: Nach nur 3 einfachen Arbeitsschritten sind die Daten erfasst, übertragen und stehen Ihnen für die Weiterverarbeitung digital im PDF- und XML-Format zur Verfügung:

 

Sie nehmen einen digitalen Stift ... ... füllen damit ein Papier-Formular aus ...

... und übertragen die Daten zum Server. Fertig!

 

Bei diesem Formular wurden beim Ausdruck die Auftragsdaten vom einem SAP-System aus übergeben. Bei vorausgefüllten Formularen reduziert sich der Erfassungsaufwand für den Mitarbeiter und er erhält somit notwendige Informationen.

Wenn Sie dieses Formular im Online-Portal penSolution-Office sehen möchten, dann loggen Sie sich einfach ein. Die Formular-ID lautet 464414.

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Formular und Stift in die Hand nehmen... und los geht´s!

Der Mitarbeiter füllt wie bisher - allerdings mit dem digitalen Stift - die Formulare aus.

Die Schreibbewegungen werden beim Schreiben von einer im Stift integrierten Infrarotkamera und einem Druckpunktsensor erfasst. Ein kaum sichtbares Raster, das auf ein handelsübliches Blatt Papier mit aufgedruckt wird, dient dem Stift zur Orientierung. Die Formulare können Sie selbst mit einem Laserdrucker ausdrucken! Selbstverständlich verfügt der Stift über eine handelsübliche Mine, so dass das Geschriebene auf dem Papier zu sehen ist.

Ist die Erfassung abgeschlossen, setzt man einen Haken an einer bestimmten Stelle des Formulars. Dadurch werden die Daten per Bluetooth und Mobiltelefon innerhalb von 3-5 Sekunden zum penSolution-Server übertragen. Ein Datensatz ist ca. 8Kb klein und wird somit auch bei einer schlechten Netzabdeckung schnell übertragen.

Alternativ kann aber auch am Ende des Tages der Stift auf die Dockingstation gelegt werden. Dabei werden alle Daten auf einmal übertragen. Der Stift kann - je nach Umfang des Formulars - bis zu 120 Seiten speichern.

Die penSolution-Dokumentenverwaltung nutzt ein intelligentes Handschrifterkennungsverfahren (ICR). Anders als bei der OCR-Technologie (optischen Zeichenerkennung) stehen der ICR-Technologie weitere biometrische Informationen wie Druckpunkte, Schreibgeschwindigkeiten etc. zur Verfügung. Die Handschrift wird also nicht durch einen Musterabgleich (wie bei OCR) erkannt, sondern anhand der biometrischen Daten berechnet!

Damit wird eine unglaublich hohe Erkennungsrate erzielt: Egal wie gut oder "schlampig" geschrieben wurde. Bei den Formularfeldern, die mit entsprechenden Wörterbüchern oder Regeln optimiert wurden, kann eine Erkennungsrate von 100% garantiert werden. Und das sowohl bei Druckbuchstaben als auch bei Schreibschrift!

Wenige Sekunden nach der Übertragung stehen Ihnen die Daten im XML-Format und im PDF-Format zur Verfügung. Diese Daten können sofort von Innendienst-Mitarbeitern oder nachgeschalteten Systemen weiterverarbeitet werden.

Bei dieser Technologie ändert sich der Arbeitsablauf für den Mitarbeiter nicht. Daher ist die Akzeptanz dieser Lösung extrem hoch!

penSolution kann ohne Weiteres in nahezu jede IT-Infrastruktur eingebunden werden. Erweiterten Sie Ihre bestehendes System und digitalisieren Sie Ihre Papier-Prozesse mit einem geringen Entwicklungs- und Zeitaufwand!

Sie möchten unsere Lösungen im Einsatz sehen?

Wenn Sie penSolution in Verbindung mit Ihren Formularen im Einsatz sehen möchten, dann fordern Sie einfach einen kostenfreien Zugang zum Präsentationsportal an. 

Senden Sie uns einfach ein Formular im PDF-Format zu. Innerhalb von 1-2 Werktagen erhalten Sie die Zugangsdaten zu Ihrem persönlichen Präsentationsportal. Dieser Zugang steht Ihnen für 4 Wochen zur Verfügung.

Anschließend vereinbaren wir gerne einen Präsentationstermin bei Ihnen vor Ort. Dabei können Sie gleich unsere Technologie mit Ihren Formularen testen!

Kostenfreien Demozugang anfordern

Der Clou ist eigentlich nicht der Stift, sondern das Muster

Sehen Sie, was der digitale Stift sieht? 

Für das bloße Auge nahezu unsichtbar, besteht das patentierte ANOTO-Muster aus zahlreichen schwarzen Mikropunkten, die durch die im Stift integrierte Infrarot-Kamera erkannt werden.  

Das Besondere dabei ist, dass für jede Seite ein eindeutiges Muster hinterlegt wird (Unique-Pattern-Verfahren).

Schon bei dem ersten Punkt erkennt der Stift das aktuelle Formular und die genaue Position. Der Stift kann somit Daten auf unterschiedlichen Formularen erfassen, ohne dass die Informationen später durcheinander kommen.

Und das ist der Clou, der uns selbst heute noch fasziniert:

Die Kamera nimmt eine Fläche von ca. 3,2 mm² auf. Dieser Ausschnitt enthält 6x6, also insgesamt 36 Punkte. Da jeder Punkt vier unterschiedliche Anordnungspositionen hat, ergeben sich daraus 436 bzw. 4.722.366.482.869.645.213.696 Kombinationsmöglichkeiten.

Durch diese Technologie könnte eine Fläche von 60 Millionen km² mit diesem Muster bedruckt werden. Der Stift erkennt dennoch beim ersten Punkt das richtige Formular sowie die exakte Position.

Zum Vergleich: die Erde hat eine Oberfläche von 510 Millionen km²...

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Unterschriften mit der digitalen Stifttechnologie

Unterschriften, die mit penSolution erstellt werden, sind rechtssicher, da deren Originalität nachgewiesen werden kann!

Neben den originären Unterschriftsdaten werden bei der digitalen Stifttechnologie auch die biometrische Daten wie Zeiten, Schreibgeschwindigkeiten und Druckpunkte erfasst und gespeichert. Eine Unterschrift kann man optisch leicht fälschen. Durch den Vergleich der biometrischen Daten ist eine Fälschung unmöglich.

Da Sie über eine rechtsgültige Kopie der Formulare im PDF-Format verfügen, kann dem Kunden/Mandanten das Originaldokument überlassen werden. Sie erfassen somit zwar Ihre Daten nach wie vor auf Papier, reduzieren aber die interne Papierarchivierung.

Die untenstehende Unterschrift wurde mit penSolution erstellt und im PDF-Dokument hinterlegt. Im HD-Modus werden die Schreibbewegungen extrakt wiedergegeben.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Wie werden die Stift-Daten zum Server übertragen?

Die Stiftdaten können sehr einfach, schnell und vor allem sicher über zwei Wege zum Server übertragen werden:

 

Über ein Smartphone oder Tablet (Android oder iPhone):

 Über einen PC oder Notebook:

 

 

Der Anwender macht in einem speziell gekennzeichneten Bereich auf dem Papier einen Haken. Der Stift baut dadurch automatisch eine Bluetooth-Verbindung zum Smartphone auf und überträgt die Stiftdaten in wenigen Sekunden zum Server - praktisch "just-in-time".

Zusätzlich können Bilder dem Formular angehängt und mit übertragen werden! Der große Vorteil dabei ist, dass diese Bilder einem Formular bzw. einem Vorgang revisionssicher zugeordnet sind. Ein späteres Verwechseln - was beim späteren Zuordnen der Bilder passieren kann - ist damit ausgeschlossen.

 

Die mitgelieferte Dockingstation wird per USB-Kabel mit einem PC verbunden. Sobald der Stift auf die Dockingstation gelegt wird, ruft der Rechner automatisch die Stift-Daten ab und überträgt diese zum Server.

 

Gleichzeitig wird der Akku innerhalb kürzester Zeit wieder aufgeladen. 

Durch den geringen Energieverbrauch kann der Stift über mehrere Wochen hinweg im Einsatz sein.

penSolution und tabletSolution: Ein System mit unglaublich vielen Möglichkeiten

Und das macht unsere Lösung so einzigartig: Wir haben beide Technologien in einem System vereint!

Die Mitarbeiter können sowohl mit digitalen Stiften als auch mit Tablets Formulare digital erfassen. Beide Technologien stehen Ihnen - auch parallel - zur Verfügung.

Durch unser Mietmodell bleiben Sie zudem flexibel: Sie können jederzeit und im laufenden Betrieb die Technologie wechseln!

Egal ob die Daten mit digitalen Stiften oder mit Tablets erfasst werden: Die Daten haben immer das gleiche Format. Es wird nur eine Schnittstelle für Ihre Anwendungen benötigt.

Die Administration der Formulare ist denkbar einfach: Das Formular wird einmalig erstellt und steht automatisch beiden Technologien zur Verfügung.

Flexibler geht es nicht!

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Welche Technologie ist die Bessere?

Diese Frage kann man nicht pauschal beantworten, da jede Technologie Ihren Charme bzw. Ihre Vor- und Nachteile hat.

Es hat sich gezeigt, dass die Datenerfassung mit einem Tablet im Schnitt mehr Zeit benötigt als die Erfassung mit Stift und Papier. Die Mitarbeiter, die im Außendienst Daten erfassen, beherrschen in nur wenigen Fällen das 10-Finger-Schreibsystem perfekt. Erst dann wäre gewährleistet, dass die Erfassung mit Tablet tatsächlich schneller erfolgt! Dafür kann die Bedienung bei Tablets komfortabler z.B. durch den Einsatz von Dropdown-Felder gestaltet werden.

Mit penSolution arbeiten Sie weiterhin mit Papier. Sehen Sie dabei das Papier als ein "Erfassungsmedium": Das Formular kann als Original dem Kunden überlassen werden. Ihnen steht dieses Formular in wenigen Sekunden digital als PDF-Dokument revisions- sowie rechtsicher zur Verfügung und kann automatisiert bei Ihnen archiviert werden. Dadurch entfällt die Papierarchivierung komplett!

Am wichtigsten ist jedoch, dass die Mitarbeiter damit zurechtkommen! Binden Sie die Mitarbeiter bei dem Entscheidungsprozess mit ein. Dies steigert auch die Akzeptanz der Lösung.

Die Firma KOESTER-ITBC bietet Ihnen 2 wesentliche Vorteile:

  • Wir beraten Sie lösungsneutral, da wir beide Technologien anbieten!
  • Durch unser Mietmodell bleiben Sie flexibel: Sie können jederzeit die Technologie wechseln.

Rentabilität: Rechnet sich penSolution oder tabletSolution überhaupt?

Mit penSolution und tabletSolution werden Arbeitsprozesse optimiert, wodurch Verarbeitungszeiten und Kosten im Unternehmen deutlich reduziert werden. Egal, um welche Unternehmensgröße es sich dabei handelt.

Jeder Prozess bzw. Arbeitsschritt im Unternehmen kostet wertvolle Zeit und damit Geld. Kennen Sie in Ihrem Unternehmen die aktuellen Zeitaufwände für die Dokumentenablage und Zweiterfassung? Dazu gehören z.B. folgende Arbeitsschritte:

  • Vorbereiten der Dokumente (sortieren, sammeln, zuordnen).
  • Einscannen der Dokumente.
  • Richtiges Umbenennen der (PDF)Dateien.
  • Archivieren der (PDF)Dateien im Explorer und/oder in einem DMS/CRM/ERP-System.
  • Zweiterfassen der Daten/Informationen in einem CRM/ERP-System.
  • Schrifterkennung durch OCR.
  • Überprüfung und ggf. Korrektur der Datensätze.
  • Verteilen der Daten an den verantwortlichen Mitarbeiter.

Da es sich hierbei um "EDA-Kosten" handelt, sind die bisherigen Kosten meistens nicht bekannt. Mit EDA-Kosten (oder "Eh-da-Kosten") werden in der betrieblichen Kostenrechnung salopp Kosten bezeichnet, die unabhängig von einer Investitionsentscheidung vorzuhalten sind, weil die Kostenverursacher im Betrieb "eh da" sind und bezahlt werden müssen.

Die Frage, ob sich unsere Technologie auch in Ihrem Unternehmen rentiert, lässt sich nicht pauschal mit einem "Ja" beantworten. Daher bieten wir Ihnen eine für Sie angepasste Rentabilitätsrechnung an.

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