Formulare digital mit Tablets erfassen...Ohne Stift und Papier. Mit tabletSolution ist das kein Problem!

tabletSolution wurde für Android und iOS (iPad) Tablets entwickelt. Nach 3 einfachen Arbeitsschritten sind die Daten erfasst, übertragen und stehen digital für die Weiterverarbeitung zur Verfügung:

 

 

 

Sie öffnen im Tablet ein Blanko-Formular...

 

  ... füllen entsprechend die Felder aus...   ... und übertragen die Daten wieder zurück zum Server. Fertig!

Bei diesem Formular wurden die Auftragsdaten direkt vom einem SAP-System aus an ein bestimmtes Tablet gesendet. Bei vorausgefüllten Formularen reduziert sich für den Mitarbeiter der Erfassungsaufwand und er erhält somit notwendige Informationen.

Wenn Sie dieses Formular im Online-Portal penSolution-Office sehen möchten, dann loggen Sie sich einfach ein.

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So funktioniert tabletSolution im Detail

Tablet in die Hand nehmen und Daten papierlos erfassen: Und das On- als auch Offline!

Mit tabletSolution werden Formulare direkt am Tablet ausgefüllt und zum pensolution-Server gesendet. Die Formulare können, sobald diese auf dem Tablet synchronisiert sind, auch Offline bearbeitet werden.

Wenige Sekunden nach der Übertragung stehen die Daten sowohl im XML-Format als auch im PDF-Format zur Verfügung und können sofort von Innendienst-Mitarbeitern oder nachgeschalteten Systemen weiterverarbeitet werden.

Die Schrifterkennung MyScript von Vision Objects ist in naturalFORMS eingebunden. Sie können alle Lexika und regulären Ausdrücke verwenden, so wie Sie es unter penSolution gewohnt sind.

Das System ist äußerst flexibel: Anders als bei APP´s, sind Formulare sehr schnell erstellt und können sofort nach der Freigabe auf alle Tablets synchronisiert werden. Mit unserem Designer können Sie selbst Formulare erstellen. Dazu benötigen Sie keinerlei Programmierkenntnisse!

tabletSolution kann ohne Weiteres in nahezu jede IT-Infrastruktur eingebunden werden. Erweiterten Sie Ihr bestehendes System und digitalisieren Sie Ihre Papier-Prozesse mit einem geringen Entwicklungsaufwand und Zeitaufwand!

Folgende Funktionen stehen Ihnen bei der Datenerfassung am Tablet zur Verfügung:

 

Verschiedene Datenerfassungsoptionen
Schnelle Eingabe per Handschrift, virtuelle Tastatur, Checkboxen, Optionsfelder, Dropdown-Listen sowie Datums- und Zeitfelder

 

Fotos und Anhänge
Erfassen und Kommentieren von Fotos, Aufzeichnen von Sprachnotizen, Markup-Diagrammen und Erstellen von Freihandzeichnungen.

 

Elektronische Unterschriften und GPS
Erfassen Sie elektronische Signaturen und GPS-Koordinaten für verbesserte Beweispflicht und operative Kontrolle.

 

Auftragsdaten vom System
Übertragen Sie Auftragsdaten vom System direkt an ein bestimmtes Tablet.

 

Berechnungen
Richten Sie automatische Berechnungen zwischen Feldern auch über mehrere Seiten eines Formulars ein.

 

Datenvalidierung
Einrichten von Pflichtfeldern oder Durchführen von Validierungsprüfungen, um sicherzustellen, dass eingehende Daten korrekt und vollständig sind.

 

Formularprüfung
Automatische Formularüberprüfung und sofortige Benachrichtigung, wenn das Formular unvollständig ist oder sich nicht an Ihre vorgegebenen Regeln hält.

 

Weiterleitung
Drucken oder versenden Sie die Formulare direkt von der Anwendung aus. Die Daten können auch direkt als PDF-Datei in Dropbox® exportiert werden.

 

Arbeiten Sie online und offline
Sammeln und verarbeiten Formulare auch dann, wenn drahtlose und WiFi-Netzwerkdienste nicht verfügbar sind.

 

 

 

 

 

 

 

 

Sie möchten unsere Lösungen im Einsatz sehen?

Wenn Sie penSolution in Verbindung mit Ihren Formularen im Einsatz sehen möchten, dann fordern Sie einfach einen kostenfreien Zugang zum Präsentationsportal an. 

Senden Sie uns einfach ein Formular im PDF-Format zu. Innerhalb von 1-2 Werktagen erhalten Sie die Zugangsdaten zu Ihrem persönlichen Präsentationsportal. Dieser Zugang steht Ihnen für 4 Wochen zur Verfügung.

Anschließend vereinbaren wir gerne einen Präsentationstermin bei Ihnen vor Ort. Dabei können Sie gleich unsere Technologie mit Ihren Formularen testen!

Kostenfreien Demozugang anfordern

Auftragsdaten aus Ihren System an ein bestimmtes Tablet senden

Mit tabletSolution können Daten direkt aus Ihrem System an ein bestimmtes Tablet übertragen werden. Es ist zum Beispiel möglich, einem Mitarbeiter - der sich bereits im Außendienst befindet - einen neuen Auftrag zu erteilen:

Der Mitarbeiter empfängt eine Email mit den Auftragsdaten.

 

Sobald die Anlage geöffnet wird, öffnet sich das Formular mit den entsprechenden Auftragsdaten.

Der Mitarbeiter kann nun seine Daten erfassen und überträgt diese am Schluss wieder zurück zum Server.

penSolution und tabletSolution: ein System mit unglaublich vielen Möglichkeiten!

Und das macht unsere Lösung so einzigartig: wir haben beide Technologien in ein System vereint!

Die Mitarbeiter können sowohl mit den digitalen Stiften als auch mit Tablets Formulare digital erfassen. Beide Technologien stehen Ihnen somit zur Verfügung: und das auch im Parallelbetrieb!

Durch unser Mietmodell bleiben Sie zudem flexibel: Sie können jederzeit - und das sogar im laufenden Betrieb - die Technologien wechseln!

Da die Formular-Daten an ein System gesendet werden, benötigen Sie nur eine Schnittstelle für Ihre Anwendungen: egal ob die Daten mit digitalen Stiften oder mit Tablets erfasst wurden! Daher muss z.B. bei einem späteren Wechsel die Schnittstelle nicht mehr angepasst werden. 

Somit binden Sie sich auch nicht gleich für die nächsten Jahre an nur einer Technologie: Denn wer weiß schon, wie in einigen Jahren gearbeitet wird.

Flexibler geht es nicht!

Auch die Administration der Formulare ist denkbar einfach: das Formular wird einmalig erstellt und steht automatisch beiden Technologien zur Verfügung.

Welche Technologie ist die Bessere?

Diese Frage kann man nicht pauschal beantworten, da jede Technologie Ihren Charme bzw. Ihre Vor- und Nachteile hat.

Es hat sich gezeigt, dass die Datenerfassung mit einem Tablet im Schnitt mehr Zeit benötigt als die Erfassung mit Stift und Papier. Die Mitarbeiter, die im Außendienst Daten erfassen, beherrschen in nur wenigen Fällen das 10-Finger-Schreibsystem perfekt. Erst dann wäre gewährleistet, dass die Erfassung mit Tablet tatsächlich schneller erfolgt! Dafür kann die Bedienung bei Tablets komfortabler z.B. durch den Einsatz von Dropdown-Felder gestaltet werden.

Mit penSolution arbeiten Sie weiterhin mit Papier. Sehen Sie dabei das Papier als ein "Erfassungsmedium": Das Formular kann als Original dem Kunden überlassen werden. Ihnen steht dieses Formular in wenigen Sekunden digital als PDF-Dokument revisions- sowie rechtsicher zur Verfügung und kann automatisiert bei Ihnen archiviert werden. Dadurch entfällt die Papierarchivierung komplett!

Am wichtigsten ist jedoch, dass die Mitarbeiter damit zurechtkommen! Binden Sie die Mitarbeiter bei dem Entscheidungsprozess mit ein. Dies steigert auch die Akzeptanz der Lösung.

Die Firma KOESTER-ITBC bietet Ihnen 2 wesentliche Vorteile:

  • Wir beraten Sie lösungsneutral, da wir beide Technologien anbieten!
  • Durch unser Mietmodell bleiben Sie flexibel: Sie können jederzeit die Technologie wechseln.

Rentabilität: Rechnet sich penSolution oder tabletSolution überhaupt?

Mit penSolution und tabletSolution werden Arbeitsprozesse optimiert, wodurch Verarbeitungszeiten und Kosten im Unternehmen deutlich reduziert werden. Egal, um welche Unternehmensgröße es sich dabei handelt.

Jeder Prozess bzw. Arbeitsschritt im Unternehmen kostet wertvolle Zeit und damit Geld. Kennen Sie in Ihrem Unternehmen die aktuellen Zeitaufwände für die Dokumentenablage und Zweiterfassung? Dazu gehören z.B. folgende Arbeitsschritte:

  • Vorbereiten der Dokumente (sortieren, sammeln, zuordnen).
  • Einscannen der Dokumente.
  • Richtiges Umbenennen der (PDF)Dateien.
  • Archivieren der (PDF)Dateien im Explorer und/oder in einem DMS/CRM/ERP-System.
  • Zweiterfassen der Daten/Informationen in einem CRM/ERP-System.
  • Schrifterkennung durch OCR.
  • Überprüfung und ggf. Korrektur der Datensätze.
  • Verteilen der Daten an den verantwortlichen Mitarbeiter.

Da es sich hierbei um "EDA-Kosten" handelt, sind die bisherigen Kosten meistens nicht bekannt. Mit EDA-Kosten (oder "Eh-da-Kosten") werden in der betrieblichen Kostenrechnung salopp Kosten bezeichnet, die unabhängig von einer Investitionsentscheidung vorzuhalten sind, weil die Kostenverursacher im Betrieb "eh da" sind und bezahlt werden müssen.

Die Frage, ob sich unsere Technologie auch in Ihrem Unternehmen rentiert, lässt sich nicht pauschal mit einem "Ja" beantworten. Daher bieten wir Ihnen eine für Sie angepasste Rentabilitätsrechnung an.

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